Det började med ett mejl. Tredje gången på två veckor: “Hej, jag bokade konferensrummet 14:00 men det är någon annan där?”
På den tiden hanterade vi bokningar via en delad kalender. Eller, “hanterade” är fel ord — vi sprang mellan en Google-kalender, en anslagstavla utanför styrelserummet och tre olika mejlkonversationer om vem som hade prioritet. Det funkade i teorin. I praktiken bokade folk dubbelt, glömde uppdatera, eller helt enkelt struntade i systemet.
Jag tittade på vad som fanns på marknaden.
Vad jag hittade när jag letade
Stora enterprise-system för 5 000 kr i månaden. Verktyg som krävde att alla installerade en app. Lösningar med 47 funktioner när vi behövde 5. Per-användare-priser där en organisation med 60 anställda plötsligt skulle betala mer än min lokalhyra.
Inget passade. Vi var en ganska vanlig svensk verksamhet — fyra mötesrum, tjugotalet personer som bokar, lite olika behörigheter, och ett konferensrum med projektor som chefen ville ha lite extra koll på. Standardstuff.
Så jag byggde ett eget. Det blev Roombook.
Vad det gör (och inte gör)
Jag fokuserade på det vi faktiskt behövde:
- En kalendervy där alla rum syns sida vid sida för en dag. Inte vecka först — dagvyn används mest, så den är default.
- Konfliktdetektering som faktiskt fungerar. Två som bokar samma tid samtidigt? Andra får felmeddelande direkt — ingen dubbelbokning kan smyga förbi.
- Drag och släpp för att flytta bokningar. Inga modaler, inga “är du säker?”. Klickar du fel kan du ångra med Cmd/Ctrl+Z.
- Behörigheter per rum. Säljteamet får inte boka styrelserummet utan godkännande, och det är inte en social regel — det är en teknisk spärr.
- En publik visningsskärm för entrén. Ingen inloggning, uppdateras automatiskt. Vi har en gammal surfplatta utanför stora konferensrummet som visar dagens bokningar.
Vad det inte gör: integrerar inte mot Outlook, har ingen mobilapp, ingen QR-kod på dörren, ingen AI som föreslår mötestider. Jag tog bort allt som inte löste ett konkret problem.
Pris-grejen
Jag bestämde tidigt: fast månadsavgift, oavsett storlek.
Per-användare-priser är dåliga incitament. När en organisation växer börjar admin försöka begränsa vilka som får konton istället för att fler ska kunna boka. Det motverkar hela poängen med systemet.
Roombook är gratis upp till 2 rum (perfekt för småföretag eller föreningar) och kostar 250 kr/månad för obegränsat antal rum, användare och bokningar. Ingen bindningstid. Vill man avsluta? Mejla mig så stänger jag kontot.
Vad jag lärt mig
Tre saker har överraskat mig under bygget:
1. Folk vill inte ha funktioner — de vill att det funkar. Jag bjöd in några testanvändare och förväntade mig önskelistor. Istället fick jag “snabbare laddning” och “fler färger på bokningar”. Inga AI-features.
2. Visningsskärmen är förvånansvärt populär. Jag byggde det som en sidogrej — en skärm i receptionen som visar dagens bokningar utan inloggning. Det blev en av de mest använda funktionerna. Folk slutade fråga receptionen om bokningar.
3. Drag-och-släpp slår alla menyer. Den första versionen krävde att man klickade på en bokning, valde “Flytta”, fyllde i ny tid, sparade. Tre klick. Drag-och-släpp är ett klick. Det låter trivialt men förändrar hur folk använder systemet.
Hur du kommer igång
Om du också är trött på Excel-bokningar och dubbelbokade rum: skapa ett gratiskonto på roombook.se. Det tar ungefär fem minuter att lägga in rummen och bjuda in användare. Inga mejlkampanjer efteråt — jag säljer inget mer än själva tjänsten.
Och har du frågor, eller idéer på vad som saknas, mejla mig direkt: mats@roombook.se. Det är jag som svarar — ingen support-bot.
Mats Ahlbom är utvecklare och grundare av Roombook, ett bokningssystem för mötesrum, konferensrum och delade lokaler. Det här är hans personliga blogg.